A gestão documental é, antes de tudo, um fator determinante para a validade de qualquer investigação. Sem documentos íntegros, rastreáveis e acessíveis, a apuração perde sua base probatória e se torna vulnerável a questionamentos, independentemente da sua complexidade ou relevância.
Esse não é um problema teórico. A produção de provas migrou para o ambiente digital, e com ela surgiram novos riscos. Hoje, a maioria das evidências está em e-mails, mensagens de aplicativos, registros em sistemas e arquivos eletrônicos. Se esses dados não forem geridos corretamente desde a origem, a confiabilidade da investigação fica comprometida.
A Resolução nº 324/2020 do Conselho Nacional de Justiça, que instituiu o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), estabelece a manutenção da cadeia de custódia como diretriz obrigatória. Isso significa garantir que o documento preserve sua integridade, autenticidade e rastreabilidade ao longo de todo o seu ciclo de vida.
O problema é que, na prática, essa diretriz ainda não é tratada como prioridade. A falta de padronização, a ausência de integração entre sistemas e a gestão descentralizada de documentos criam um ambiente propício à perda de informação e à inconsistência de registros. Em investigações complexas, isso não é apenas ineficiência: é risco jurídico.
Outro ponto crítico é a obsolescência tecnológica. Documentos digitais dependem de formatos, softwares e infraestruturas que se tornam ultrapassados com rapidez. Um arquivo salvo hoje pode se tornar ilegível em poucos anos se não houver uma política estruturada de preservação e migração. Na prática, isso significa perda de prova.
O volume de dados amplia esse cenário. O Judiciário brasileiro lida com milhões de processos todos os anos, além de um volume crescente de documentos administrativos e eletrônicos. Gerenciar esse acervo exige mais do que armazenamento: exige organização, indexação e capacidade de recuperação rápida e confiável.
A natureza das provas também mudou. Comunicações eletrônicas passaram a ser o núcleo das investigações. E-mails, mensagens de WhatsApp, registros de sistemas e até dados de geolocalização compõem o conjunto probatório. A Lei nº 13.964/2019, ao regulamentar a cadeia de custódia, exige que esses vestígios tenham sua trajetória documentada desde a coleta até a apresentação em juízo.
No ambiente digital, esse controle é mais sensível. Arquivos podem ser copiados, alterados ou corrompidos sem deixar vestígios aparentes. Quando não há rastreabilidade, a prova perde força. Em muitos casos, a ausência de controle funciona como um elemento de fragilização da própria investigação.
Para reduzir esse risco, três pilares são essenciais. O primeiro é a adoção de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arq), que garantem a preservação de longo prazo. O segundo é a certificação digital no padrão ICP-Brasil, que assegura autenticidade e integridade. O terceiro é o uso de metadados e trilhas de auditoria, que permitem reconstruir todo o histórico do documento.
Outro erro recorrente está na falta de preparação para cenários de alta exposição de dados, como liberações massivas de documentos. Quando os arquivos não estão classificados e indexados previamente, o processo se torna caótico, sujeito a falhas, omissões e questionamentos públicos.
Também é necessário considerar a proteção de dados. A exposição de informações sem base legal adequada pode gerar responsabilização, especialmente à luz da LGPD. Transparência e privacidade precisam caminhar juntas, e isso só é possível com gestão estruturada.
Um sintoma claro de fragilidade documental é a dificuldade de localizar informações. Quando a recuperação de um documento depende de pessoas específicas, leva tempo excessivo ou resulta em versões conflitantes, há um problema estrutural. Em investigações, isso se traduz em atraso, inconsistência e risco.
No fim, gestão documental não é sobre volume, mas sobre controle. Quem organiza o ciclo de vida da informação garante rastreabilidade, reduz vulnerabilidades e sustenta a validade da prova. Em investigações complexas, isso não é diferencial — é condição básica para que a verdade possa ser comprovada.
*Fabiano Carvalho é CEO da Doc Security – empresa de gestão documental, incluindo tecnologias para armazenamento e processamento de arquivos físicos e digitais em empresas e instituições públicas
